——以湖南省永兴县自然资源部门为切口

      一、机构改革推动了档案信息治理的需求

      （一）部门改革落地

      按照《深化党和国家机构改革方案》要求，2019年3月，永兴县自然资源部门的职能整合了原国土资源局职责，发展和改革委员会的组织编制主体功能区规划职责，原住房和城乡规划建设局的城乡规划管理职责，水利局的水力资源调查和确权登记管理职责，原农业局的草资源调查和确权登记管理职责，林业局的森林、湿地资源调查和确权登记管理职责。

      （二）档案整合需求

      从这样一个改革可以看出，部门职责的划转，整理，相应的档案管理工作的稳步发展和各机关单位档案与资料的完整、安全，合理处置机构变动部门和单位档案的归属与流向，是一个十分重要的问题，关系到原有的历史实践活动中的各类信息是否得到科学的固化。改革就需要把原来分散在各个单位中原有的档案，如房产档案、城市规划档案、林权档案等等，进行集中管理，不遗失是最基本的，还要进行必要的归类整理，要实现档案资料充分利用，服务于工作，服务于群众，因此档案信息治理是解决这一系列问题的重要手段。

      （三）信息治理需求

      自然资源部门的档案门类主要有土地交易类、土地权属类、矿业权管理类、征收类、城规类、不动产类、执法类、文书类、财务类、地理信息数据库类等10余大种，仅永兴这样一个县级部门的自然资源入库档案就有近万盒，已有的数字化检索条目约28万条，每年预计新增入库档案在300盒。档案没有信息治理作为支撑是无法满足工作和群众的需求的。

      二、档案信息治理的多种方式融合

      档案信息治理在与技术创新结合方面，可以分为以下三个层面：

      （一）建设了内网数字档案馆，科学化管理

      县级自然资源部门的档案利用化程度是很高的，特别是不动产类、土地类档案，日查询在150人次以上。如果还停留在纸质查找，档案管理工作效率低下，直接影响到了各业务部门业务的办理。所以，在纸质档案全部按规范要求，整理入库的同时，永兴的自然资源部门在2013年启动建设了数字档案馆。对历史档案进行了数字化处理，并专门开发了档案管理应用平台，实现了对档案的增加、查找、修改功能。公文档案下发到本局，通过一链转换，就可归档；各业务部门产生的档案，通过对程序的调整，一些业务流程，可以直接形成档，并辅之以扫描、录入，可实现快速、及时的归入数字档案馆，特别是办理不动产业务，在办理的同时，就是档案存入的过程。并且打通了档案信息孤岛，可实现档案共享。全局工作人员按职能分配有档案管理号、查阅号，进行人员分权限管理，确保档案的安全和保密性。在日常工作中，数字档案馆发挥了极大的业务辅助作用，工作人员要找到历史资料，相应档案，只要有分配的账号，就可以进行秒查。群众只要有身份证，单位只要有证明，可以对存入自然资源部门档案馆的本人、本单位资料进行秒查。

      以此为例的档案平台、档案数字馆，出于安全和保密的要求，建设在内部网络之中，其在单位工作群内部是高效的，但与互联网并不互通，有赖于工作人员作为媒介。

      （二）形成个人信息档案库，个性化管理

      对于一些非主要业务，但对个人办公而言仍有些资料要留存的情况，采取个人个性化建信息档案库的方式进行。在档案信息个性化创新上，档案管理部门提出了指导意见。利用一些网络上的档案管理软件，进行临时档案管理，方便个人工作。比如，局内部的地理信息部门，要留存很多测绘数据库，这种只局限于本部门的日常数据档案，就创新性地使用了Microsoft Excel电子表格链接功能，进行档案信息治理。具体实现为：第一步，把要建档的测绘数据命名后合并到文件夹中，这个文件夹就相当于档案数据库体；第二步，在电子表单中制作出档案文件名，并以表格的形式说明该档案类型、属性、日期等信息，再采取对“电子表单中的档案文件名”超级链接的方式，链接到“文件夹”或具体的“文件”上，这个表单就相当于档案的查找应用窗口，十分简单实用。

      以此为例的档案信息治理方式，可探索性很强，个性化十足，只要是方便档案管理，方便业务工作，就可以采用。

      （三）采取互联云档案模式，创新化管理

      县自然资源部门通过已经运行的“国土调查云智能管理工作”，现在初步实现了在自然资源业务的云办理，而且在土地、矿产的调查过程中，利用云数据库，把调查结果形成业务档案，上传至云服务端，本级人员可查阅，上级可直接审核。该系统已运行近3年，大大改变了过去要找纸质图纸档案，并且档案老化的问题，而且定位完全靠经验，现在自动调取数据档案，自动形成查阅档案，用于业务办理，自动归集到档案库。

      随着云服务时代的到来，云档案模式，为档案管理迈进新篇章提供了方向。有条件的，可以尝试档案全面互联互通，群众在任何地方，任何时段，只要用上身份证就可自主查询属于个人的自然资源类档案信息。工作人员也可以更为便捷的使用档案资源，档案不再局限于一局，一部门，而是档案资源在全域性共享，办理事务，不再需要群众反复已在政府部门认证的资料，因为档案资料已互相认证。甚至希望采用云档案模式，只要一个身份证、一个指纹、一张脸就能办理各种事项。

      以此为例的档案信息治理方式，是档案的未来，是努力的方向，云档案模式大有可为。

      三、档案信息治理的综合措施

      （一）切实提升对档案信息治理的认识

      档案信息化是档案现代化的出路，是必由之路。要在实现档案信息化的过程中，只有不断地去尝试，不断地去调整，才能满足人民对档案工作的需求。要清楚的认识到，档案就是业务工作的基石，没有好的档案管理，就没有优质的业务实现。务必从领导层面重视档案管理工作。制定档案发展规划，增加经费，加强基础设施建设，加强人员培训，加强技术投入，把档案工作与业务工作同步建设。

      （二）切实加强对档案信息治理的交流

      档案信息化就是一个不停创新的过程，各地、各部门都会有许许多多的统筹好，效果佳，性价比优的档案信息治理经验，要拿出来交流、介绍、总结，通过书刊、论坛、直播新媒体等方式进行传播，并与实际相结合，才会不断地产生出档案信息的新成果。

      （三）切实重视对档案信息队伍的建设

      档案人才是最终取决于档案管理水平高低的决定性因素。要重视对档案人员使命和责任的培养，要强化档案管理技能的培训，要加大对人事档案管理工作干部的培训力度，有针对性和计划性地举办培训班，采取多层次、多种形式的培训学习，加强档案工作干部专业理论知识学习，以适应新时期档案工作的需要。要完善档案人员激励机制，让档案人甘于奉献，敢于创新，乐于创新。

作者：湖南省永兴县自然资源局 雷辉